produktivitaet steigern

„Ich fange gleich an, ich check nur nochmal schnell Facebook“ – kommt dir dieser Gedanke bekannt vor?

Wir alle haben Dinge, die wir erledigen wollen oder „müssen“:

  • Für eine Prüfung lernen
  • Einen unangenehmen Kunden anrufen
  • Eine Aufgabe erledigen, die uns kein Spaß macht

Das Abarbeiten dieser Dinge kostet uns Zeit.

Zeit ist ein kostbares Gut. Immer wenn wir länger für eine Tätigkeit brauchen, als dass es nötig wäre, verlieren wir Zeit.

Wie kannst du deine Produktivität steigern, um deine Tätigkeiten schneller erledigt zu bekommen, so dass du mehr Zeit hast für die Dinge, die dir Spaß machen? Diese Frage beantworte ich dir in diesem Artikel.

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca (römischer Philosoph)

In diesem Artikel lernst du:

  • Was es bedeutet produktiv zu sein
  • Wie du dich organisieren kannst
  • Wie Routinen deine Produktivität steigern können
  • Was das Pareto-Prinzip ist und wie du es nutzen kannst
  • Wie dich deine Freunde beim Erreichen deiner Ziele unterstützen können
  • Was ein Goldfisch mit Aufmerksamkeit zu tun hat

Was bedeutet es produktiv zu sein?

Wir leben in einer Zeit, in der alles unsere Aufmerksamkeit fordert. Dank Smartphone sind wir ständig erreichbar. Facebook, Instagram, Netflix, Twitter und Co. sind nur ein paar Klicks entfernt.

Der digitale Lebensstil hat dazu geführt, dass inzwischen ein Goldfisch eine größere Aufmerksamkeitsspanne besitzt, als ein Mensch in der westlichen Welt.

Wollen wir eine Tätigkeit erledigen, wird diese oft unterbrochen, z.B. durch einen schnellen Blick auf das Smartphone.

Der kurze Blick darauf mag verlockend sein, doch er hält uns von den wirklich wichtigen Dingen ab – wie diese auch immer aussehen mögen.

Dies führt dazu, dass wir länger für die Tätigkeit brauchen und weniger Zeit für andere Dinge zur Verfügung haben.

Frage dich selbst: Wieviel deiner Zeit verschwendest du jeden Tag mit Facebook und anderen Ablenkungen?

Produktiv sein bedeutet konzentriert zu arbeiten und dabei die Dinge effizient zu erledigen.

Der Mensch tendiert dazu, ständig die Dinge zu tun, die ihm Spaß machen und die Dinge zu vermeiden, die ihm keinen Spaß machen. Doch oft sind es die Aufgaben, die uns keinen Spaß machen, die dafür sorgen, dass wir in unserem Leben wirklich vorankommen.

Um diese Dinge trotzdem zu tun, brauchst du vor allem eine Sache: Selbstdisziplin.

Somit ist Selbstdisziplin die Grundvoraussetzung um seine Produktivität zu steigern. Wie es dir gelingt, Selbstdisziplin zu lernen und diese zu verbessern, erfährst du in meinem kostenlosen 7-tägigen E-Mail-Kurs für mehr Selbstdisziplin:

6 Tipps für mehr Produktivität

1. Schaffe dir Gewohnheiten, die dich in deinem Tun unterstützen

Wir alle haben Gewohnheiten. Zwischen 30-50% unseres täglichen Handels werden von Gewohnheiten bestimmt. Unterstützen dich diese in deinem Leben oder sabotieren sie dich vielleicht sogar?

Hinterfrage deine Gewohnheiten bzw. werde dir deinen Gewohnheiten bewusst:

  • Was ist das Erste, was du tust, sobald du am Morgen aufstehst?
  • Was ist das Erste, was du erledigst, sobald du auf der Arbeit bist?
  • Erledigst du deine Tätigkeiten konzentriert oder lässt du dich dabei immer wieder ablenken?
  • Was ist das letzte Produktive, was du jeden Tag tust?

Willst du deine Produktivität steigern, sei bereit deine Gewohnheiten zu verändern oder neue Gewohnheiten in deinen Tagesablauf zu integrieren.

Je nach Gewohnheit benötigt es durchschnittlich 66 Tage, bis wir sie verinnerlicht haben. Das bedeutet, dass du im Idealfall 66 Tage am Stück eine bestimmte Routine wiederholst, bis sie für dich normal geworden ist.

Besonders zu Beginn dieser Zeit, wirst du dich wohl regelmäßig überwinden müssen. Anschließend läuft es oft von ganz alleine. Vergleiche es mit einer Rakete, die die Erdanziehungskraft überwindet: Die Rakete benötigt 87% ihres Treibstoffes innerhalb der ersten zwei Minuten. Danach fliegt sie so gut wie von alleine.

Als Beispiel für eine produktive Gewohnheit zeige ich dir meine Morgenroutine. Meine ersten 2 Stunden des Tages sehen durchschnittlich so aus:

  1. Aufwachen
  2. Vision Board ansehen (ein Whiteboard, an dem meine Ziele und andere inspirierende Bilder hängen)
  3. Bad + Umziehen
  4. Ein Glas Wasser trinken
  5. 12 Minuten meditieren
  6. 5 Minuten stretchen
  7. Kaffee zubereiten
  8. 15 Minuten lesen
  9. 50 Minuten an meinem Buch schreiben
  10. Handy anschalten

Was glaubst du, was das Wichtigste in dieser Liste ist? Ich schalte mein Handy erst ein, nachdem ich bereits über eine Stunde lang produktiv war. Dadurch bin ich in meinem Tag gefestigt und mich wirft so schnell nichts aus der Bahn.

(Solltest du gedacht haben, dass das Wichtigste das Aufwachen und Aufstehen ist, dann hast du natürlich ebenfalls Recht.)

Im nächsten Tipp erfährst du weitere Beispiele für produktive Gewohnheiten.

Da Gewohnheiten einen so massiven Einfluss auf unser Leben haben, habe ich darüber eine dreiteilige Artikelserie geschrieben. In Teil 1 geht es darum, wie du Gewohnheiten ändern und erlernen kannst. In Teil 2 bekommst du Beispiele für Gewohnheiten, die dein Leben verändern. Teil 3 widmet sich der Morgenroutine.

2. Organisiere dich

Ich bin mit einem guten Gedächtnis gesegnet, dementsprechend hielt ich früher eine vernünftige Organisation für überflüssig. Warum alles aufschreiben, wenn ich mir doch alles merken kann?

Als ich mich um immer mehr Projekte kümmerte und gelegentlich Dinge vergas, beschloss ich der Organisation eine Chance zu geben. Seitdem mein Leben gut organisiert ist, bin ich 50-100% produktiver. Dies liegt daran, dass ich genau weiß, was ich wann erledigen will. Außerdem muss ich mir keine Gedanken machen, etwas Wichtiges zu vergessen.

Für deine Organisation empfehle ich dir zwei Dinge:

a) Einen Kalender

Ich gehe davon aus, dass du bereits einen Kalender nutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Du kannst deine Termine eintragen
  • Du hast jederzeit einen Einblick auf deinen Tagesablauf
  • Termine vergessen wird unmöglich (außer du vergisst sie einzutragen)
  • Du wirst an Termine erinnert

Ich empfehle dir den Kalender von Google. Dieser ist online jederzeit abrufbar und die Synchronisation mit dem Kalender von Handy oder Tablet ist einfach.

Achte darauf regelmäßig Zeit für dich selbst einzuplanen.

(Warum es so wichtig ist, immer wieder Pausen zu machen, erfährst du in diesem Artikel: Körper, Geist und Seele in Einklang bringen)

b) Ein Tool, mit dem du deine ToDo’s verwalten kannst

Jeder hat Aufgaben, die er erledigen möchte. Um nichts zu vergessen, halte diese Dinge fest. Anfangs war es bei mir eine Kombination aus handgeschriebenen Notizzetteln und Notizen im Handy. Es artete schnell aus und war recht umständlich.

Heute nutze ich für meine ToDo‘s fast ausschließlich Trello, es gibt aber auch andere vergleichbare Programme, wie z.B. Evernote.

Trello ist kostenlos und unkompliziert. Neben der Browser Variante gibt es Apps für Smartphone und Tablet, so dass ich jederzeit Zugriff darauf habe.

Ich organisiere mich mit einer Wochenplanung. Jedes Wochenende bereite ich meine Planung für die kommende Woche vor (= produktive Gewohnheit):

  • Was habe ich für Termine?
  • Was will ich erledigen?

Dadurch kann ich am Montag direkt mit dem Abarbeiten der ToDo‘s starten, ohne erst überlegen zu müssen, was ich erledigen will.

Lerne es, Prioritäten zu setzen (siehe Tipp 3), sonst kann es passieren, dass du dich mit Kleinigkeiten aufhältst, während die wichtigsten Aufgaben unerledigt bleiben.

Jeden Morgen – nach meiner Morgenroutine – schau ich auf meine ToDo Liste, was an diesem Tag alles ansteht (= produktive Gewohnheit).

Das letzte Produktive, was ich jeden Tag erledige, ist die Organisation für den nächsten Tag vorzubereiten (= produktive Gewohnheit). Das dauert im Schnitt nur zwei Minuten.

3. Arbeite nach dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip beruht auf dem italienischen Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto. Dieser fand heraus, dass sich alles 80/20 teilen lässt. Das bedeutet, dass 80% der Gesamtergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können.

Die verbleibenden 20% des Ergebnisses benötigen 80% des Aufwandes. Erledigst du zusätzlich die 80%, grenzt es schnell an Perfektionismus.

Das Pareto-Prinzip kann auf vieles angewendet werden:

  • 20% der Kunden sind verantwortlich für 80% des Umsatzes
  • 20% der Fischer fangen 80% der Fische
  • 80% der Zeit trägst du 20% der Sachen, die du im Kleiderschrank hast
  • 80% des Stadtverkehres spielen sich auf 20% der Straßen ab
  • 20% der Angestellten erledigen 80% der Arbeit

Es ist inzwischen belegt, dass das Pareto-Prinzip nicht auf alles anwendbar ist. So besaßen im Jahr 2000 ca. 10% der Weltbevölkerung 85,2% des Vermögens.

Trotzdem lässt sich das Pareto-Prinzip auf dein Leben übertragen. Das möchte ich dir an einem Beispiel zeigen:

Angenommen dein Ziel ist es, Muskeln aufzubauen. Obwohl es über dieses Thema im Internet unzählige Seiten gibt, ist es eigentlich ganz einfach: Erlerne und fokussiere dich beim Training auf die Grundübungen und achte auf eine ausgewogene, proteinreiche Ernährung.

Du musst nicht drei Stunden am Tag im Fitnessstudio trainieren oder teure Nahrungsergänzungsmittel nehmen. Konzentriere dich auf die 20% Basics. Damit wirst du 80% des Ergebnisses erzielen.

Lerne es, Prioritäten zu setzen. Was sind die 20% Aufwand, die für 80% deiner Ergebnisse verantwortlich sind? Sobald du das weißt, konzentriere dich darauf, diese 20% zu erledigen.

4. Schaffe Bewusstheit dafür, wie oft du dich ablenken lässt

Zum Smartphone ist schnell gegriffen, im Browser ist rasch ein neuer Tab mit Facebook geöffnet. Das Ganze passiert oft automatisch.

Lenken wir uns ständig selbst von unserer Tätigkeit ab, ist es nichts anderes als eine Gewohnheit. Jedoch schadet diese Gewohnheit unserer Produktivität.

Diese Gewohnheiten läuft meist unbewusst ab. Um eine Gewohnheit zu verändern, ist der erste Schritt Bewusstheit für diese Gewohnheit zu schaffen: Wie oft unterbrichst du deine Tätigkeit, um anderen Dingen nachzugehen, wie auf dein Smartphone oder Facebook zu schauen?

Nimm dir einen Stift und Zettel und führe eine Strichliste, um sie aufzudecken. Für jedes Mal, wenn du dich ablenken willst, machst du einen Strich auf die Liste.

Es spielt keine Rolle, wann es dir auffällt. Sei es währenddessen oder nachdem du den Impuls verspürst bzw. diesem bereits nachgegeben hast und mal wieder auf WhatsApp bist.

Das Ziel ist es, Bewusstheit für die Ablenkung zu schaffen. Sobald du den Impuls bemerkst, kannst du aktiv gegensteuern und der Ablenkung nicht nachgeben.

5. Erledige nur eine einzige Sache!

Besonders unangenehme Tätigkeiten, wie einen nervigen Kunden anrufen, schieben wir gerne auf und unterbrechen diese immer wieder durch Facebook etc.

Die Lösung für diese Sache ist, dass du eine Entscheidung triffst: Du darfst nur diese eine Sache tun, bis sie erledigt ist. Währenddessen gehst du keiner anderen Tätigkeit nach! Entweder du arbeitest oder du verschwendest deine Zeit mit Däumchen drehen oder Löcher in die Luft starren.

„Wenn Sie arbeiten, arbeiten Sie. Wenn Sie spielen, spielen Sie. Vermischen Sie beides nicht.“ – Jim Rohn (amerikanischer Autor und Motivationstrainer)

Mache es dir so einfach wie möglich und minimiere alle Ablenkungsquellen. Schließe deinen Internetbrowser und setze dein Handy in den Flugmodus (natürlich nicht, sofern du vor hast einen Kunden anzurufen).

Willst du eine Sache erledigen, die längere Zeit benötigt hast du zwei Möglichkeiten:

  1. Du setzt dir ein Zeitlimit, in dem du produktiv Arbeiten willst (z.B. 50 Minuten Arbeit, 10 Minuten Pause).
  2. Du kannst dir deine Tätigkeit in Abschnitte einteilen und dir Zwischenziele setzen. Erreichst du dein Zwischenziel, ist es Zeit für eine Pause. So schreibe ich z.B. meine Artikel. Die Zwischenziele sind die geschriebenen Wörter oder Absätze.

(Falls du lernen willst deine Aufschieberitis zu bekämpfen, empfehle ich dir diesen Artikel von meinem Freund und Bloggerkollegen Tim)

6. Die Mastermind Gruppe

Eine Mastermind Gruppe bezeichnet eine Gruppe von Leuten, die in regelmäßigen Abständen zusammenkommt und sich gegenseitig beim Erreichen ihrer Ziele unterstützt.

Diese Mastermind Gruppe kann einen bestimmten Lebensbereich (z.B. Arbeit, Sport) oder alle Teilbereiche des Lebens betreffen.

Für den Start empfehle ich dir, einen Mastermind Partner zu suchen, mit dem du alle Teilbereiche deines Lebens durchgehen kannst. Suche dir dafür einen guten Freund oder einen guten Coach.

Im Idealfall kommt ihr jede Woche zusammen. Dabei coacht ihr euch gegenseitig und besprecht die letzte sowie die kommende Woche:

  • Was wurde letzte Woche erledigt?
  • Wo gab es Schwierigkeiten?
  • Was wurde nicht erledigt bzw. warum wurde es nicht erledigt?
  • Was soll in der nächsten Woche erledigt werden?
  • Gegenseitiges Feedback/Tipps

Zuerst spricht der eine Partner, während der Andere Feedback gibt. Danach wechselt ihr und der Partner, der zuerst Feedback gab, berichtet nun von der letzten und kommenden Woche.

Haltet alles schriftlich fest (z.B. auf Trello), um das Ganze nächste Woche besser kontrollieren zu können.

Wenn ihr eingespielt seid, solltet ihr für das Mastermind Gespräch nicht länger als 30-45 Minuten brauchen.

Der große Vorteil des Mastermind Gesprächs ist, dass du gegenüber einer anderen Person in die Verantwortung gehst. So kannst du dich nicht selbst belügen, nach dem Motto: „Ach, das erledige ich einfach nächste Woche“.

Sofern die Aufgabe zum Stichtag nicht erledigt wurde, wird von unserem Mastermind Partner die unangenehme Frage kommen, warum es so ist. So werden wir direkt mit unserer Faulheit konfrontiert und können uns das Ganze in unserem Kopf nicht schönreden.

Fazit – Persönliche Produktivität steigern

Zeit ist ein kostbares Gut. Zu viel davon verlieren wir, wenn wir uns bei unseren Aufgaben ständig ablenken lassen oder nicht genau wissen, was wir als nächstes tun sollen.

Produktiv sein bedeutet, konzentriert zu arbeiten und dabei die Dinge effizient und somit zeitsparend zu erledigen.

Willst du deine Produktivität steigern, schaffe dir Gewohnheiten, die dich dabei unterstützen. Lerne es, dich zu organisieren und deine Aufgaben nach Prioritäten einzuteilen. Arbeite nur an einer Sache gleichzeitig und konzentriere dich auf deine Tätigkeit.

Schaffe Bewusstheit für die Quellen deiner Ablenkung und wie oft du diesen nachgibst.

Hast du weitere Tipps für eine höhere Produktivität? Falls ja, würde ich mich über deinen Kommentar freuen.